Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.
Artikel 2
- Het verenigingsjaar en financiële jaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
- Het lidmaatschap kan starten op elk gewenst moment. De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór aanvang van hun lidmaatschap. Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen die uit het lidmaatschap voortvloeien.
- De vereniging kent 3 soorten lidmaatschappen:
- Jaarlidmaatschap: verbintenis voor een jaar. Opzegtermijn is uiterlijk1 maand voor einde lidmaatschap. Wanneer het lidmaatschap voortijdig wordt opgezegd, blijft de contributie over het gehele jaar verschuldigd.
- Zomerlidmaatschap: verbintenis voor de duur van 3 maanden, te weten juni, juli en augustus. Geen opzegtermijn.
- Winterlidmaatschap: verbintenis voor de duur van 5 maanden, te weten november, december, januari, februari en maart. Geen opzegtermijn.
- Opzeggen van het lidmaatschap dient schriftelijk per brief of per email te geschieden bij de ledenadministratie voor 31 december, voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar. Iedere opzegging wordt schriftelijk bevestigd, als bewijs dat is opgezegd. Een opzegging zonder bevestiging wordt later niet geaccepteerd.
- Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
- De seniorleden en ereleden zijn verplicht conform het door de barcommissie vast te stellen aantal bardienst- schoonmaakdiensten volgens het zelf in te vullen bardienstrooster te verrichten. Hiervoor ontvangt ieder senior lid voor 1 april een email.
- Indien een lid de zelf gekozen of toegewezen bardiensten niet kan verrichten dient men zelf voor vervanging op de aangewezen uren door een ander lid van de vereniging zorg te dragen.
- Een lid dat in gebreke blijft wordt verplicht, in overleg met de barcommissie en/of het bestuur, de niet verrichte bardienst op een ander tijdstip in te halen. Daarnaast wordt een boete van € 25,- opgelegd per niet verrichte bardienst.
- Maakt een lid zelf geen keuze in het bardienstrooster, dan worden deze door de barcommissie gekozen en opgelegd.
- Vanaf de leeftijd van 65 jaar is een lid gevrijwaard van de verplichte bardiensten.
- Een lid kan per keer 1 persoon introduceren met inachtneming van de volgende regels:
- De introducé wordt geacht met de introductor op de baan te staan.
- Introduceés hebben zich te houden aan dezelfde regels die gelden voor leden. Bij niet nakomen van deze regels kan intrekking c.q. weigering van verdere introductie het gevolg zijn.
- De introductor wordt verondersteld de introducé op de hoogte te hebben gesteld van de bij de vereniging geldende regels en gebruiken.
- Een introductie is slechts geldig voor de dag en periode als aangegeven op het baanreglement.
- Introductiegelden (€ 5,- per keer voor maximaal 3 introducties) moeten vooruit worden voldaan bij de bestuur. Betaling kan eventueel d.m.v een ‘tikkie’ door een van de bestuursleden.
- Slechts bestuursleden zijn gerechtigd tot het geven van toestemming aan introducées of introductors.
Artikel 3
- De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
- b. Het bepaalde in lid 1 geldt niet ten aanzien van een vergadering respectievelijk een gedeelte van een vergadering waarvan het bestuur om moverende redenen het besluit heeft genomen deze in beslotenheid te houden.
Vergaderingen
Artikel 4
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 7
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 8
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Artikel 9
Een besluit van- of benoeming door de algemene ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16, leden 9 en 10 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee-derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen – blanco stemmen daaronder niet begrepen – en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting statutenwijziging of ontbinding der vereniging.
Commissies
Artikel 10
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies – met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 11
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 12
De bevoegdheden van de commissies zoals genoemd in artikel 10, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, worden elk jaar bekend gemaakt op de algemene ledenvergadering met de namen van de benoemde leden. Tevens worden deze gegevens gedurende het tennisseizoen vermeld op het publicatiebord in het clubhuis.
Besluitvorming
Artikel 13
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 14
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 15
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 16
- De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen. Hij oefent waar hij dit nodig acht volledig toezicht uit op het waarnemen der zaken van de overige bestuursleden en commissies. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door een van de overige leden van het bestuur.
- De secretaris voert de correspondentie uit naam van en eventueel in overleg met de overige bestuursleden en tekent alle stukken die van de vereniging uitgaan. Hij is verplicht van alle belangrijke stukken kopie te houden. Hij maakt de notulen van alle vergaderingen. Deze notulen moeten in de daaropvolgende vergadering worden goedgekeurd. Hij verplicht op de jaarvergadering verslag uit te brengen over de toestand en de verrichtingen van de vereniging in het afgelopen verenigingsjaar.
- De penningmeester zorgt voor het innen en het beheer van de gelden. Hij legt in de jaarvergadering rekening en verantwoording af, een en ander nadat de kascommissie haar advies heeft uitgebracht. Goedkeuring van de jaarvergadering strekt hem tot decharge over het afgelopen verenigingsjaar. Hij mag tussentijds niet aftreden dan nadat de boeken zijn ingezien en akkoord bevonden door de kascommissie, die te allen tijde recht heeft op inzage en controle. Hij overlegt op de algemene vergadering een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar.
- Het overige werk wordt door de bestuursleden onderling verdeeld, doch dient tenminste de navolgende afgeronde taken te omvatten: wedstrijden en toernooien, training, jeugdleiding, beheer van het verenigingsmateriaal, clubhuis en tennispark. De bestuursleden kunnen ook zitting hebben in commissies. Het bestuurslid van de ledenadministratie houdt de ledenlijst bij en verschaft de penningmeester hiervan duplicaten.
- Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
Artikel 17
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.
Elke 2 jaar treden twee bestuursleden, af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig, met uitzondering van de voorzitter. De voorzitter heeft een zittingsperiode van 3 jaar. Alle bestuursleden zijn direct herkiesbaar.
Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 18
Bij ontstentenis van de voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer bestuursleden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 19
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 20
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de statuten, wordt gesteld op 2.000 euro.
Artikel 21
De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten. Het is bestuur is echter tevens gerechtigd investeringen te doen tot een bedrag van € 2.500,00 zonder goedkeuring vooraf van de algemene vergadering.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 22
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze en volgens de geldende AVG wetgeving een volledige administratie bij te houden van:
- namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen;
- presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
- de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.
Aanmeldingsformulier
Artikel 23
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en –datum, e-mailadres en telefoonnummer. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht adresveranderingen z.s.m. aan de ledenadministratie op te geven. Door het invullen van het aanmeldingsformulierformulier wordt akkoord gegeven voor het verwerken van de gegevens volgens de richtlijnen AVG en het gebruik van de gegevens in onze privacystatement.
De vereniging is verplicht de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Strafbepalingen
Artikel 24
Naast het bepaalde in de statuten is het bestuur bevoegd een lid maximaal 28 dagen te schorsen wegens:
- Het verstoren van de orde op en om het tennispark
- Het verstoren van de orde op de algemene vergadering
- Ongeoorloofd gebruik maken van materialen van de vereniging
- Vernieling van eigendommen van de vereniging en van derden op of in de onmiddellijke nabijheid van het tennispark;
- Het tennissen met een niet daartoe gerechtigd persoon. Aan de schorsing kunnen door het bestuur nadere voorwaarden worden gesteld.
Slotbepalingen
Artikel 25
Ieder lid van de vereniging verklaart zich te onderwerpen aan het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement. Dit doet hij door zijn toetreding als lid van de vereniging.
Artikel 26
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Belangrijke beslissingen brengt zij op de eerstvolgende algemene vergadering ter kennis aan de leden.
Artikel 27
Alle leden kunnen kennis nemen van de statuten en dit reglement via de website van de vereniging.
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op (datum) 2024.
